Een arbeidsconflict… Als betrokkene heb je er letterlijk hoofdpijn van, en als HR Professional sta je niet te juichen als de problemen eromheen per saldo op jouw bord belanden.
Lees hieronder welke valkuilen je zeker moet herkennen, zodat je ze kunt vermijden.
Dit blog is speciaal geschreven voor HR Professionals. Ook managers, leidinggevenden en medewerkers kunnen er hun voordeel mee doen.
Valkuil 1: ‘Ik heb geen conflict’
Wanneer is iets een arbeidsconflict?
Kijk even mee naar de definitie in de Stecr-werkwijzer Arbeidsconflicten. Dat is een belangrijke leidraad voor bedrijfsartsen en arbo-artsen. Er wordt zo’n 70.000 tot 100.000 keer een ziekmelding als gevolg van een arbeidsconflict gedaan. De bedrijfsarts speelt dan een cruciale rol.
Van een arbeidsconflict is sprake in deze situatie:
“Twee individuen, één individu en een groep of twee groepen, binnen de grenzen van een arbeidsorganisatie, hebben een arbeidsconflict als tenminste één van de partijen vindt dat de andere partij haar dwarsboomt of ergert. Dit kan betrekking hebben op arbeidsinhoud, arbeidsverhoudingen, arbeidsomstandigheden of arbeidsvoorwaarden.
Deze definitie houdt in dat één van de partijen bij een arbeidsverhouding -min of meer eenzijdig- een probleem de status van ‘arbeidsconflict’ kan geven”
Let vooral op de laatste zin in deze definitie. Veel werkgevers gaan ervan uit dat ze geen arbeidsconflict hebben -in elk geval niet formeel- maar krijgen er via het oordeel van de bedrijfsarts toch mee te maken.
Ook bij een zogenaamd ‘nevengeschikt’ conflict, bijvoorbeeld tussen medewerkers binnen een team, komt het regelmatig voor dat de ene medewerker aangeeft een conflict te hebben, terwijl de ander zegt zich daar niet in te herkennen.
Niet leuk om te horen, maar: als één persoon zegt een arbeidsconflict te hebben, dan is er een arbeidsconflict.
Een arbeidsconflict is hoe dan ook nooit eenzijdig, omdat de persoon het conflict met iemand heeft. Ergens gaat er in de communicatie of de samenwerking met een andere persoon iets niet goed. Communiceren en samenwerking zijn bij uitstek wederkerige zaken: je doet ze samen. De een reageert op de ander, en omgekeerd. Actie van de een heeft een gevolg bij de ander.
Conclusie 1: Als iemand zegt dat hij/zij een arbeidsconflict heeft, dan ís dat conflict er.
Neem het conflict serieus en ga het als zodanig behandelen. Dat geeft de grootste kans dat het ook weer opgelost kan worden.
Hier kun je als HR Professional een belangrijke rol spelen, door het arbeidsconflict te durven benoemen en de andere partij ertoe te bewegen het ook als zodanig te onderkennen. Van daaruit komt er dan ruimte om te gaan denken over aanpak en oplossingen.
Valkuil 2: Ontkennen van het probleem
Het probleem ontkennen kan desastreuze gevolgen teweegbrengen bij degene die nu juist de moed heeft opgebracht om te praten over zijn/haar probleem. “Je neemt het echt te zwaar op. Je hebt toch geen arbeidsconflict! Peter komt misschien soms wat onhandig uit de hoek, maar daar moet je niet zo’n punt van maken. We hebben allemaal wel eens ergens last van.”
In mediationgesprekken blijkt vaak dat door een dergelijke houding het conflict was verergerd. Stel je voor: je bent medewerker en je ervaart een onjuistheid, een ongelijkheid, ongerechtigheid, discriminatie, of een meningsverschil dat uit de hand is gelopen. Je pakt de moed bijeen om daarmee naar je leidinggevende te stappen. Die wuift het probleem weg en pakt het liever niet op. Is het probleem dan weg? Ik garandeer je van niet. Als daarna eventueel bij HR nog eens hetzelfde gebeurt, zit de medewerker op een glijdende schaal naar beneden. En daarmee neemt hij/zij uiteindelijk het bedrijf mee.
Arbeidsconflict van één medewerker wordt probleem voor het bedrijf
Een probleem dat je niet aanpakt gaat ‘jongen’. En iemand wiens probleem niet serieus wordt genomen, gaat zich ingraven en zet de hakken in het zand. En dán ineens is het een probleem van de organisatie geworden.
Doen alsof je iets niet ziet, in de hoop dat het vanzelf weggaat, is van hetzelfde laken een pak. De betreffende medewerker voelt dat hij/zij geen steun krijgt. De werkprestaties gaan achteruit, net als de sfeer op de afdeling. Dat kost gewoon geld.
Conclusie 2: Neem iemand die aangeeft dat hij of zij een arbeidsconflict heeft, altijd serieus.
Ga een constructief gesprek aan om de achtergrond te achterhalen en van daaruit tot oplossingen te komen.
Valkuil 3: Niet de juiste informatie hebben
Wat moet je als werkgever of werknemer nou precies doen in een conflictsituatie? Dat is voor beiden vaak erg onduidelijk. Vooral als verzuim een rol speelt. Ook daar ligt een rol voor HR. Wetten en regelingen volgen elkaar in rap tempo op, en zijn vaak lastig te interpreteren. Wet verbetering poortwachter, Wet werk en zekerheid, interne regels en protocollen, juridische maatregelen, ontslagregels. En hoe kan mediation helpen? Adequaat en snel informeren van conflictpartijen door HR levert winst op.
De ervaring leert dat bij een conflict de kloof tussen betrokkenen steeds sneller groeit en dat die kloof vergroot wordt door een gebrek aan informatie. Dat kan weer leiden tot overhaaste en schadelijke conclusies. Foutieve communicatie over het conflict of gebrek aan communicatie leidt tot onzekerheid en angst en levert -vaak onnodig- verdere escalatie op.
De rol van HR bij arbeidsconflict kan de-escalerend werken
Als HR Professional maak je een inschatting van de situatie, van de fase waarin het conflict zich bevindt en van de mogelijkheden die de mensen ter beschikking staan. Soms helpt inschakeling van bijvoorbeeld een collega-manager om de zaak vlot te trekken. Soms zie je mogelijkheden om zelf in te springen. Kun of wil je dat laatste niet, bijvoorbeeld om je positie als HR-functionaris zuiver te houden, schakel dan derden in voor deskundige begeleiding; intern of extern, bijvoorbeeld voor mediation.
Goed informeren door HR is cruciaal
De HR Professional kan en moet partijen goed over die mogelijkheden informeren. Bijvoorbeeld wanneer de Vertrouwenspersoon of Bedrijfsmaatschappelijk Werk geïndiceerd is, of een expert van buiten het bedrijf. Zo is er ook de keuze om een advocaat in te zetten, maar denk vóór je zo’n stap zet ook aan de mogelijkheid van mediation door een erkende arbeidsmediator. Een mediator werkt oplossingsgericht. Die neemt je een groot deel van het probleem uit handen door als onafhankelijke derde de conflictpartijen te begeleiden bij het bereiken van een oplossing die werkt.
Conclusie 3: zorg dat je als HR Professional alle tools en informatie in handen hebt om partijen in een conflictsituatie adequaat te kunnen adviseren en informeren.
Dus, zodra iemand melding maakt van een conflict:
- neem het serieus
- pak het direct op
- stel vragen en luisteren wat er werkelijk aan de hand is
- verstrek adequate informatie
Zo kan HR zowel in de aanloop als tijdens een escalatie een spilfunctie vervullen bij het oplossen van een arbeidsconflict.
Duidelijke uitleg over arbeidsconflicten. Bij mijn vrouw op werk hadden twee collega’s ruzie over iets heel kleins. Erg stom. Uiteindelijk is de boel met mediation wel opgelost.
Beste Jan,
Dank voor je reactie. Bij arbeidsconflicten is het inderdaad vaak iets kleins wat de boel laat overkoken. Vaak zit er dan wel al langer iets niet goed onder de oppervlakte. Fijn dat de collega’s van je vrouw na inzet van mediation weer verder konden.