Vertrouwelijkheid bij mediation is een van de krachtigste kenmerken ervan. Hoofdregel: alles wat binnen een mediation ter tafel komt blijft tussen de partijen, en wordt niet met anderen gedeeld.
Juist deze vertrouwelijkheid maakt mediation een veilig en praktisch middel om een conflict op te lossen.
Hieronder belichten we de vertrouwelijkheid bij mediation op vijf hoofdpunten. Daaronder beantwoorden we een aantal veelgestelde vragen over de vertrouwelijkheid.
Onze arbeidsmediators zijn gecertificeerd als MfN Registermediator. Daarom zijn de regels van de Mediatorsfederatie Nederland (MfN) hier uitgangspunt.
1. Vertrouwelijkheid intakegesprekken
In het voortraject van een arbeidsmediation houdt de mediator met elke partij een individueel intakegesprek. Daarin kun je de situatie zoals die volgens jou ligt met de mediator delen. Ook informatie die je in dat verband relevant vindt, kun je veilig naar voren brengen.
De mediator is gebonden aan de MfN-gedragsregels. Daarin staat dat hij een geheimhoudingsplicht heeft. Deze professionele geheimhoudingsplicht geldt ook voor de intakegesprekken. Als extra zekerheid geven onze arbeidsmediators aan het begin van elk intakegesprek een schriftelijke geheimhoudingsverklaring af.
De mediator heeft dus een geheimhoudingsplicht voor alles wat je in het intakegesprek met hem deelt. Die geheimhoudingsplicht geldt tegenover iedereen, ook tegenover de andere partij/partijen in het conflict. Daarom kun je in het intakegesprek volledig open en vrijuit met de mediator praten.
Uiteraard blijf je zelf de baas over jouw informatie die je deelt in het intakegesprek dat voorafgaat aan de mediation. De geheimhoudingsverklaring van de mediator bindt alleen hem.
2. Vertrouwelijkheid mediationovereenkomst
De mediation vindt plaats op basis van een mediationovereenkomst. Die wordt aangegaan tussen de partijen en de mediator. In de overeenkomst wordt het MfN Mediationreglement van toepassing verklaard.
In principe is het geen openbaar gegeven dat de mediation plaatsvindt. Dit is iets tussen de partijen. Het mediationreglement bepaalt dan ook uitdrukkelijk, dat de mediationovereenkomst onder de vertrouwelijkheid valt.
Dit is overigens niet de enige reden. Ook kunnen er specifieke bepalingen in de mediationovereenkomst staan die niet voor andermans ogen bestemd zijn. Bijvoorbeeld wie de betrokkenen zijn, wat de aard van hun conflict is, hoe de kosten worden gedragen.
De mediationovereenkomst is in de regel dus volledig vertrouwelijk tussen de partijen en de mediator.
3. Vertrouwelijkheid mediationgesprekken
Mediation is besloten. Alleen de partijen (en eventuele met hun wederzijdse instemming andere betrokkenen) zitten tijdens de mediationgesprekken met de mediator aan tafel.
De mediationgesprekken die zij met elkaar voeren, zijn strikt vertrouwelijk; er gaat niets naar buiten. Dat geldt ook voor informatie en eventuele documenten die zij in de mediation naar voren brengen. De vertrouwelijkheid bij mediation betreft dus zowel gesproken als geschreven woord.
Uiteraard kun je via de mediationgesprekken niet achteraf informatie ‘geheim’ maken die al openbaar was, c.q. waarover de andere partij buiten de mediation om al beschikte of had kunnen beschikken.
4. Vertrouwelijkheid vaststellingsovereenkomst
Een in de mediation bereikte oplossing wordt in principe schriftelijk vastgelegd. Meestal in de vorm van een vaststellingsovereenkomst. Of soms in een ander afsprakendocument, bijvoorbeeld in een e-mail.
Als partijen bepalen jullie gezamenlijk en op schrift, in hoeverre (de inhoud van) die vaststellingsovereenkomst of het afsprakendocument vertrouwelijk is. Voor zover jullie niet iets anders bepalen, vallen deze stukken onder de geheimhoudingsplicht die is geregeld in het MfN Mediationreglement. Ook dit is onderdeel van het waarborgen van de vertrouwelijkheid bij mediation.
Het reglement geeft één uitzondering op deze vertrouwelijkheid: de inhoud van de overeenkomst c.q. het afsprakendocument mag wel aan de rechter worden voorgelegd indien en voor zover dat noodzakelijk is om nakoming daarvan te vorderen.
5. Vertrouwelijkheid eindbericht
Als de mediation tot een einde komt, stuurt de mediator een strikt neutraal eindbericht aan de partijen. Dat eindbericht zegt in principe alleen dat de mediation is geëindigd en wanneer.
Dit neutrale eindbericht valt niet onder de vertrouwelijkheid. Dat staat in het MfN Mediationreglement.
Soms stuurt de mediator de partijen voorafgaand aan zijn neutrale eindbericht eerst nog een afrondend inhoudelijk bericht. Dat inhoudelijke bericht van de mediator valt wél onder de vertrouwelijkheid.
Hieronder beantwoorden we ook een aantal veelgestelde vragen over de vertrouwelijkheid. Zit je vraag er niet bij? Bel ons op 070-8002356 voor onafhankelijke informatie over de vertrouwelijkheid bij mediation.
Antwoorden op veelgestelde vragen
Met wie mag ik over de mediation praten?
De partijen kunnen onderling en met de mediator vrijuit informatie delen, want zij hebben zich verbonden tot geheimhouding. Ook mogen zij, voor zover dat in de mediation wordt afgesproken, informatie delen met derden, onder voorwaarde dat die derden eerst voor geheimhouding hebben getekend.
Als een mediationpartij geen natuurlijke persoon is -bijvoorbeeld een bedrijf in de vorm van een B.V.- wordt deze door iemand vertegenwoordigd. De vertegenwoordiger verbindt zich óók zelf als persoon tot geheimhouding. Dit gebeurt via de mediationovereenkomst (model MfN).
Het bedrijf in dit voorbeeld is weliswaar zelf partij, maar dat betekent niet dat iedereen binnen dat bedrijf mag worden geïnformeerd. De partijen in mediation moeten het eens zijn over welke personen binnen het bedrijf mogen worden geïnformeerd en waarover. En die personen moeten eerst voor geheimhouding hebben getekend. Ook dit aspect van vertrouwelijkheid bij mediation is geregeld in de mediationovereenkomst (model MfN).
Hoe zit het met geheimhouding door derden?
Derden kunnen alleen met instemming van de partijen bij een mediation worden betrokken. Denk aan financieel adviseurs of juridisch raadslieden. Of soms wil je misschien gewoon iets met iemand kunnen overleggen of delen, bijvoorbeeld met je partner.
In principe zal de mediator altijd eerst een schriftelijke geheimhoudingsverklaring van deze derden verlangen. Daardoor nemen die derden dezelfde geheimhoudingsplicht op zich als de partijen zelf.
Zijn er uitzonderingen op de geheimhoudingsplicht?
Ja, die zijn er:
- Informatie waarvan vaststaat dat die openbaar was/is.
- Informatie waarover de ander buiten de mediation om al beschikte of kon beschikken.
- Eigen informatie: je bepaalt zelf of je jouw eigen informatie (ook) met anderen wilt delen.
- Informatie waarover de partijen met elkaar overeenkomen dat (en in hoeverre) die niet onder de vertrouwelijkheid valt.
- Informatie voor zover die met instemming van de partijen met bepaalde derden (bijvoorbeeld adviseurs) mag worden gedeeld, mits die derden eerst hebben getekend voor geheimhouding.
- Enkele specifieke uitzonderingssituaties genoemd in het mediatonreglement (bijv. strafrechtelijke gedragingen waarvoor een wettelijke meldplicht geldt).
Kun je als partijen in de mediation andere afspraken maken over vertrouwelijkheid?
Ja, dat kan. Vertrouwelijkheid is in jullie eigen belang. Maar jullie kunnen goede redenen hebben om bepaalde informatie juist wel met bepaalde derden te kunnen delen. Zo kunnen jullie afspreken dat bepaalde informatie met bepaalde adviseurs mag worden gedeeld, onder voorwaarde zij vooraf hebben getekend voor geheimhouding.
Ook staat het jullie als partijen vrij om af te spreken dat bepaalde informatie niet onder de geheimhouding zal vallen, bijvoorbeeld het enkele feit dát er een mediation tussen jullie plaatsvindt. Het is wel raadzaam om hier in de praktijk zeer zorgvuldig mee om te gaan.
Afwijkende afspraken over vertrouwelijkheid en geheimhouding kun je vooraf vastleggen in de mediationovereenkomst, of tijdens de mediation op papier zetten in de concrete situatie waarin jullie zo’n afspraak willen.
Mag de mediator iets terugkoppelen naar verwijzers/opdrachtgevers?
Een terugkoppeling van informatie door de mediator naar verwijzers of opdrachtgevers die verder gaat dan een kennisgeving van het einde van de mediation, mag volgens (de toelichting in) de gedragsregels uitsluitend met instemming van de partijen plaatsvinden.
Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin de werkgever de betalende opdrachtgever is voor een mediation tussen twee medewerkers. De medewerkers zijn dan de partijen in de mediation. Zij kunnen zelf afspraken maken over hoe en wat ze zelf terugkoppelen naar hun werkgever.
De mediator mag in principe alleen informatie terugkoppelen voor zover hij daar toestemming van de partijen voor heeft. Dat kan vooraf in de mediationovereenkomst worden vastgelegd en/of aan tafel worden afgesproken. Meestal beperkt dit zich tot strikt processuele informatie, met name inzake tijdsverloop en bestede uren.
Zijn ook de advocaten aan de vertrouwelijkheid bij mediation gebonden?
De advocaat die voor een cliënt in een mediation optreedt of daarbij betrokken is, heeft dezelfde geheimhoudingsplicht als zijn cliënt zelf. Dat is uitgemaakt via het advocatentuchtrecht en geldt als vaste jurisprudentie.
Precies zoals de mediator als extra zekerheid een schriftelijke geheimhoudingsverklaring aan zijn gesprekspartner overlegt bij de intake, wordt ook aan de advocaat meestal gevraagd om een schriftelijke geheimhoudingsverklaring. Daarmee verbindt de advocaat zich net als de partijen uitdrukkelijk aan de vertrouwelijkheid.
Soms wordt de geheimhoudingsverklaring van de advocaat opgenomen in een aparte bepaling onderaan de mediationovereenkomst. In dat geval tekent de advocaat op die plaats uitdrukkelijk voor dezelfde geheimhouding als zijn cliënt.
Hoe zit het met geheimhoudingsplicht van de bedrijfsarts?
De geheimhoudingsplicht van de bedrijfsarts behoort tot zijn beroepsregels als medicus. Dit medisch beroepsgeheim staat los van de mediationregels.
Bedrijfsartsen verwijzen regelmatig naar mediation. Meestal gaat om de situatie waarin de werknemer is ziekgemeld en de bedrijfsarts constateert dat een arbeidsconflict de oorzaak van het ziekteverzuim is.
In principe zijn de partijen ook ten opzichte van de bedrijfsarts gebonden aan hun geheimhoudingsplicht, voor zover ze niets anders met elkaar afspreken. Verneemt de bedrijfsarts binnen zijn beroepsuitoefening vertrouwelijke informatie uit een mediation? Ook dan is hij gebonden aan zijn professionele geheimhoudingsplicht. In principe geldt zijn medisch beroepsgeheim ook tegenover de werkgever van de ziekgemelde werknemer.
De vraag welke informatie uit een mediation onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts valt, kan heel casuïstisch zijn. Mocht zo’n vraag in jullie concrete situatie opkomen, overleg ook dit punt dan voor alle zekerheid met de bedrijfsarts.
Wat mag worden gedeeld met het UWV?
Als werkgever en werknemer in een arbeidsmediation tot de conclusie komen dat afscheid nemen de beste optie is, is uiteraard van belang dat de werknemer gebruik kan maken van het vangnet van de WW.
In de regel wordt zo’n afscheid geregeld en uitgewerkt in een vaststellingsovereenkomst (VSO). Deze moet de werknemer aan het UWV kunnen tonen als die een WW-uitkering aanvraagt, omdat het UWV deze nodig heeft om het recht op een uitkering te kunnen beoordelen.
In de VSO kun je afspreken dat de inhoud van de mediation en de daarin gewisselde informatie vertrouwelijk blijven behalve voor zover het delen daarvan wettelijk verplicht of noodzaak is, zoals het tonen van de VSO aan het UWV voor een WW-uitkering.
Soms wordt er voor dat doel naast de VSO een aparte, neutrale beëindigingsovereenkomst opgesteld waarin alleen de feiten staan die het UWV nodig heeft. Zo blijft de uitgebreidere VSO intern en hoef je niet onnodig allerlei andere details met het UWV te delen. Voor het UWV is het ook veel praktischer om te beschikken over een document met alleen de voor de beoordeling relevante informatie.
Blijft de geheimhoudingsplicht ook na de mediation van kracht?
Jazeker, anders zou de geheimhoudingsplicht per saldo weinig betekenis hebben.
Jullie bepalen als partijen zelf, of en in hoeverre informatie uit de afgesloten mediation met anderen mag worden gedeeld, en zo ja, met wie. Bijvoorbeeld met het bedrijf als zodanig, met de leidinggevende, met HR, met collega’s of met de bedrijfsarts.
Het is dus aan de partijen om gezamenlijk te beslissen of, en zo ja in hoeverre, na afsluiting van de mediation desgewenst uitzondering wordt gemaakt op de geheimhoudingsplicht.
Het bovenstaande geeft een uitleg van en toelichting bij de toepasselijke regels. Uiteraard zijn de regels zelf bepalend.
