Exit-mediation als praktische tool

Exit-mediation wordt succesvol toegepast als praktische tool voor werkgever en werknemer. Veel arbeidsconflicten waarbij er geen uitzicht meer is op herstel van de relatie, worden via exit-mediation snel en met wederzijdse tevredenheid opgelost.

In deze longread-special lees je hoe exit-mediation jou kan helpen.

Exit-mediation is er voor beide partijen

Onterecht wordt exit-mediation  -dat is mediation waarin beëindiging van een dienstverband wordt geregeld-   vaak als een beladen term ervaren. Waarom? Omdat nogal eens wordt gedacht dat exit-mediation er vooral voor de werkgever is, aangezien deze niet zomaar afscheid van een werknemer kan nemen.

Omgekeerd kan de werknemer dat wel, uiteraard met inachtneming van de geldende opzegtermijn. Maar als werknemer ontslag nemen? Dat doe je ook niet zomaar. Daar zit vaak meer aan vast dan simpelweg ‘ik vertrek’. Terwijl blijven hangen in je bestaande dienstverband misschien geen optie meer voor je is.

Het is dan ook een grote misvatting dat exit-mediation er alleen voor op ontslag gerichte werkgevers zou zijn. Exit-mediation is geen breekijzer voor een werkgever om een ongewenste arbeidsrelatie mee te lijf te gaan, maar een evenwichtig instrument met belangrijke voordelen voor zowel werknemer als werkgever.

Exit-mediation is een praktische tool voor beide partijen.

Exit-mediation: wederkerigheid

In de voorgaande woorden ligt al het aspect van wederkerigheid. Mediation als instrument is per definitie gericht op het snel en effectief bereiken van een gezamenlijk gedragen oplossing: win-win. Exit-mediation is daarop geen uitzondering.

Wederkerigheid is waar het ook in exit-mediation om gaat: werkbare afspraken maken over afscheid nemen van elkaar, rekening houdend met de belangen van werkgever én werknemer.

Ons kantoor RANDSTAD-MTC Arbeidsmediators, gevestigd in Den Haag, is gespecialiseerd in arbeidsmediation. Volgens onze jarenlange ervaring op dit gebied zijn werkgevers er in het algemeen niet op uit om werknemers via exit-mediation ‘de uitgang uit te sturen’. Integendeel; bij de meeste exit-mediations die door onze gespecialiseerde arbeidsmediators worden uitgevoerd, hebben de werkgever en de werknemer de intentie om met elkaar op een behoorlijke manier een onderling afscheid te regelen.

Dat lukt hen vrijwel altijd in de praktijk, welke wij van zeer nabij kennen.

Ook werknemer kan kiezen voor exit-mediation

Willen werknemers per definitie altijd bij hun werkgever blijven, al was het alleen al omdat zij het (op zich goede) advies krijgen om ook in een conflictueuze arbeidssituatie bereidheid te tonen om te werken? Nee.

Ook een werknemer kan in een bepaalde situatie tot de conclusie komen, dat overstappen naar een nieuwe werkgever een beter idee is dan vasthouden aan een bestaand dienstverband. Te meer als een diepgaand arbeidsconflict, waarbij echt geen uitzicht op een oplossing meer bestaat, de aanleiding is.

Zo’n arbeidsconflict zonder enig toekomstperspectief is meestal geen incident, maar iets dat over een langere periode geëscaleerd is. Een zg. verstoorde arbeidsverhouding  -een wettelijke ontslaggrond voor de werkgever (de zg. ‘g-grond’)-  kan net zo goed in de beleving van de werknemer bestaan als in die van de werkgever.

Een verstoorde arbeidsverhouding is ook niet iets dat je in je eentje doet; een arbeidsverhouding heb je per definitie met elkaar. Vaak is in zo’n situatie sprake van een uitontwikkeld arbeidsconflict waarvan het oplossen in redelijkheid, ondanks ieders inspanningen, niet meer tot de mogelijkheden behoort.

Is dat verwijtbaar? Nee, vaak niet. Soms hoor je buitenstaanders zeggen dat iemand de hand maar eens in eigen boezem moet steken, of dat iemand ‘gewoon’ over zijn of haar eigen schaduw heen moet stappen. Maar mensen zijn mensen, geen machines. Iedereen heeft recht op het hebben van een eigen visie en een eigen beleving in een arbeidsconflict, ook als die haaks staat op die van de ander.

Ook voor de werknemer kan zo’n uitzichtloze conflictsituatie een goede reden zijn om te kiezen voor afscheid via exit-mediation, in plaats van ziek te worden/blijven of ontslag te nemen zonder enige zekerheid naar de toekomst toe.

Redenen om als werkgever voor exit-mediation te kiezen

Veel geëscaleerde arbeidsconflicten gaan gepaard met een ziekmelding. Niemand zit te wachten op zo’n situatie. Als de bedrijfsarts constateert dat een arbeidsconflict in de weg staat aan herstel van de werknemer, adviseert deze vaak  -en met succes-  om mediation te proberen. Zo’n poging om het samen op te lossen past ook in de Poortwachter-verplichtingen van werknemer en werkgever.

Beide moeten zij zich inzetten voor herstel en re-integratie. Herstel en re-integratie zijn echter twee heel verschillende dingen. Soms kan de gedachte aan terugkeer op de eigen werkplek zelfs in de weg staan aan echt herstel. Bijvoorbeeld als de werknemer letterlijk ‘ziek’ wordt van de situatie op het werk terwijl die situatie wel een vast gegeven is. Dat kan bijvoorbeeld zo zijn als de arbeidssituatie blijvend dusdanig ernstig verstoord is, dat deze beschadigend is voor de mentale gezondheid van de werknemer.

Als werkgever zie je dat in zo’n geval meestal ook wel. Je hebt re-integratieverplichtingen en verantwoordelijkheden jegens je werknemer en die pak je op. Maar soms is op een goede manier afscheid van elkaar nemen beter en sneller voor beiden, mits je dat kunt regelen op een manier die voor allebei reëel en aantrekkelijk is, zonder daarbij de toekomstkansen voor de werknemer in de waagschaal te leggen.

Via een goede exit-mediation kunnen die kansen mogelijk zelfs worden vergroot, afhankelijk van hoe en onder welke voorwaarden je het afscheid met elkaar regelt. En vaak genoeg betekent het creëren van reële voorwaarden voor afscheid ook een mogelijkheid voor de werknemer om zich beter te melden. Aldus komt exit-mediation het mentaal herstel van de werknemer ook ten goede.

De kosten van een mediation wordt meestal betaald door werkgever. De kosten voor je rekening nemen is meer dan alleen een financiële formaliteit. Als werkgever kun je hiermee tegelijk ook laten zien dat je het serieus neemt én je de werknemer hiermee ook echt iets te bieden hebt. Een goede exit-mediation is namelijk ook een kans die je je werknemer biedt.

Wat je allemaal kunt regelen in een exit-mediation

Mediation bij arbeidsconflict gebeurt vaak op suggestie of advies van de bedrijfsarts. Maar ook zonder ziekmelding kun je tot de conclusie komen dat het goed zou zijn om samen aan tafel te gaan bij een gespecialiseerde mediator. Dus voordat het eventueel tot een ziekmelding zou komen. Want arbeidsconflict en ziekte vormen voor niemand een fijne combinatie.

Komen jullie tot de conclusie dat afscheid nemen de beste optie is, dan kun je in de mediation regelen hoe jullie dat doen, welke voorwaarden daarbij zullen gelden, hoe de financiële en praktische afwikkeling gebeurt en welke verdere afspraken jullie daarbij maken. Hieronder een greep uit de punten die in een exit-mediation zoal kunnen/moeten worden geregeld, en worden vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst (VSO):

• De onderlinge afspraak om afscheid van elkaar te nemen
• Verantwoorde beschrijving van de achtergrond daarvan
• De exacte formulering van de pre-ambule/considerans van de VSO
• Duur van de (fictieve) opzegtermijn
• Financiële afspraken, w.o. periode van loondoorbetaling, beëindigingsvergoeding, e.a.
• Betermelding, als er sprake was van ziekmelding vanwege arbeidsconflict
• De datum waarop het dienstverband formeel eindigt
• Wel/geen vrijstelling van werk tot aan datum einde dienstverband
• Uitbetaling of opname van opgebouwde vakantie- c.q. verlofdagen
• Speciale faciliteiten, bijv. outplacement, scholing
• Eindafrekening
• Finale kwijting
• Logistieke afspraken (bijv. over gebruik auto, laptop, mobieltje, inlevering van sleutels, dossiers/bestanden, etc.)
• Concurrentiebeding, relatiebeding
• Getuigschrift / referentie (neutraal of positief)
• Vertrouwelijkheid / geheimhouding over inhoud VSO
• Evt. aanpassing van teksten op bijv. websites, LinkedIn pagina’s, e.a.
• Beoordeling VSO-tekst door eigen adviseur (onder geheimhouding)
• Bedenktijd werknemer na ondertekening VSO
• Datum ondertekening VSO
• Communicatie intern en naar buiten (hoe, wanneer, wat wel, wat niet)
• Evt. nazorg

In een exit-mediation kun je zowel de grote lijnen als de concrete invulling met elkaar bespreken en vastleggen. Het bovenstaande lijstje is niet uitputtend, en wat je wilt/moet regelen hangt ook af van de omstandigheden van het geval.

Voordelen van exit-mediation

Hieronder zetten we een aantal voordelen van exit-mediation in willekeurige volgorde voor je op een rij. Kijk welke pluspunten exit-mediation voor jou kan opleveren.

Respectvol afwikkelen

Exit-mediation richt zich op een nette en respectvolle afwikkeling van afscheid van elkaar nemen, rekening houdend met de visies en belangen van werknemer en werkgever.

Flexibele oplossingen

Mediation als instrument biedt in het algemeen meer flexibiliteit in het vinden van oplossingen dan een procedure voor de rechter. Je kunt creatieve afspraken met elkaar maken die niet als zodanig in de wet zijn vastgelegd, bijvoorbeeld een bepaalde periode vrijstelling van werk, hulp bij het vinden van een nieuwe baan, tijdelijk mogen doorgebruiken van auto, telefoon en/of laptop, e.d.

Snelheid en lagere kosten

Belangrijk pluspunt is dat exit-mediation vaak sneller, minder kostbaar en in meerdere opzichten ook minder belastend is dan een juridische procedure.

Behoud van goede reputatie

Door zaken onderling netjes te regelen via mediation behouden beide partijen vaak een betere relatie, en kunnen ze hun reputatie en goede naam beschermen.

Beter dat iemand als ambassadeur bij je vertrekt dan een afscheid met verwijten richting de voormalige werkgever. En voor de werknemer fijn als er ook na je vertrek positief over je gesproken kan worden, en je voormalige werkgever desgewenst een positieve referentie voor je kan geven.

 Besloten en vertrouwelijk

Mediation is besloten en vertrouwelijk. Dat kan bijdragen aan open en eerlijke communicatie en veiligheid en aan een goed afgewogen oplossing.

Eigen regie

Bij mediation hebben de partijen zelf de regie over de uitkomst. Dit in tegenstelling tot een uitspraak van de rechter, waarbij een ander de uitkomst dwingend voor je bepaalt.

 Voorkómen van verdere escalatie

Exit-mediation kan helpen om verdere escalatie van een conflict te voorkomen, en in plaats daarvan juist een oplossing dichterbij te brengen.

 Maatwerk

Zoals alle mediations is ook exit-mediation maatwerk. Het kan specifiek worden afgestemd op de situatie van de partijen.

Snel duidelijkheid

Exit-mediation kan snel duidelijkheid geven over juridische aspecten, financiële zaken en de feitelijke afwikkeling. Je blijft niet in lange onzekerheid zitten, maar stemt dingen met elkaar af.

 Zelfbeschikking

Ieder heeft de mogelijkheid om zijn/haar eigen belangen in te brengen en open te onderhandelen over de uitkomst. Jullie beslissen zelf welke oplossing voor jullie werkt.

Onpartijdige professionele begeleiding

Als onpartijdige procesbegeleider helpt de mediator om de communicatie constructief te laten verlopen, opties te verkennen, een gezamenlijke oplossing te vinden en deze op papier vast te leggen. Je bent pas ergens aan gebonden als je daar als partijen een handtekening onder zet.

Zijn er ook nadelen?

‘Elk nadeel heeft z’n voordeel’; we kennen ‘m allemaal. En omgekeerd gaat hij ook op. Want aan alles wat je doet om iets goeds te bereiken zonder dat er een keiharde garantie vooraf is, zit als nadeel dat je niet 100% zeker weet dat het zal lukken. Dus ga je op waarschijnlijkheid af.

Als je een lot in de loterij zou kunnen kopen met een relatief zeer hoge winstkans, zou je het dan doen? Als je een mediation kunt starten op een aandachtsgebied waarvan bekend is dat het gemiddeld slagingspercentage daar relatief echt hoog ligt, zou je dat dan doen? Die afweging moet je maken.

Laten we niettemin drie mogelijke nadelen van mediation op een rij zetten.

• Mocht je er onverhoopt níet met elkaar uitkomen in een mediation, dan ben je helaas wel een stukje verder in tijd en moet je, als je het zover laat komen, alsnog naar de rechter om een uitspraak af te dwingen. Overigens weet je ook in die situatie vooraf natuurlijk niet, wat de uitkomst zal zijn.
• It takes two to tango. Zit een van de partijen alleen maar voor de vorm aan de mediationtafel, zonder werkelijk commitment om er samen uit te komen, en verandert dat gaandeweg ook niet, dan zal die mediation niet zinvol zijn. Gelukkig staat het je vrij om de mediation op elk moment te stoppen als je merkt dat de ander zich echt op geen enkele manier inzet. Ook de mediator kan dat trouwens doen. Aan een dood paard trekken heeft ook voor de mediator geen zin. Je verspeelt overigens geen rechten door een mediationpoging te doen, ook al mocht die poging onverhoopt niet slagen.
• Bij een mediation gaat het om consensus: een oplossing vinden waarin beiden zich kunnen vinden. Dat kan uiteraard betekenen dat je ook ergens water bij de wijn moet doen, dat je ook de ander iets moet gunnen. Het is geen eenrichtingsverkeer. Bij de rechter kun je keihard uitsluitend voor je eigen belang vechten, zonder enige rekening te houden met de ander. Hou er wel rekening mee dat zoiets je alleen wat oplevert als de rechter met je meegaat. Dat kan in de praktijk echter ook heel anders uitpakken.

Rol van advocaten bij exit-mediation

Zoals ook in andere vormen van mediation doen de partijen bij een exit-mediation in principe zelf het woord aan de mediation-tafel.

Soms zijn er op de achtergrond al advocaten bij de zaak betrokken, bijvoorbeeld al in de conflictfase, soms ook niet. Ook kan het zijn dat er in de fase van de exit-mediation advocaten worden betrokken. In veel gevallen komen zij niet ook aan tafel, in andere gevallen weer wel. Daarbij worden dan praktische afspraken gemaakt over de rolverdeling.

Net als financieel en fiscaal adviseurs spelen advocaten hoe dan ook vaak een belangrijke rol bij exit-mediation. Zij kunnen hun cliënt tevoren goed adviseren, en ook tijdens de rit kan de cliënt met zijn/haar advocaat (onder geheimhouding) overleggen over eventuele opties. De advocaat kan de juridische merites en andere aspecten van die opties voor de cliënt snel en deskundig beoordelen en hem daar nader over adviseren. Hetzelfde geldt voor financieel/fiscaal adviseurs.

Op die manier kunnen de partijen verantwoord komen tot een zg. informed consent, en kunnen zij hun afspraken met hulp van de mediator vastleggen in een vaststellingsovereenkomst, waarmee of waarna de mediation dan wordt afgesloten.

Tot slot: drie misvattingen over exit-mediation de wereld uit

Tot slot helpen we, in ieders belang, hieronder graag drie misvattingen over exit-mediation de wereld uit.

Misvatting 1: “Bij exit-mediation moet je een dure juridisch adviseur of advocaat meenemen die voor jou het woord doet bij de mediator.”

Nee, dat is niet het geval. Net als in andere mediations doe je in een exit-mediation als belanghebbende zelf het woord. Dat je als partij zelf het woord voert kun je ook lezen in de model mediationovereenkomst van de Mediatorsfederatie Nederland (de MfN). Ben je als werkgever een rechtspersoon, dan spreek je uiteraard via degene die daartoe gemandateerd is.

Bedenk dat veel gespecialiseerde arbeidsmediators vaak ook jurist c.q. advocaat zijn. Daardoor kennen ze de juridische aspecten en kunnen ze die uitvragen. Ook zijn deze jurist-mediators gewoonlijk thuis in het opstellen van vaststellingsovereenkomsten. Een geslaagde exit-mediation wordt in de regel met zo’n vaststellingsovereenkomst afgesloten.

En mocht je als werkgever zelf al expertise op juridisch gebied in huis hebben, dan kun je aan jouw kant dus al op de kosten van externe juridische ondersteuning besparen.

 Misvatting 2: “Exit-mediation bij arbeidsconflict is duur.”

Let erop dat je jezelf niet rijk rekent door jezelf de eenmalige kosten van een exit-mediation te willen besparen. Beter kun je je realiseren wat een arbeidsconflict gemiddeld kan kosten, te meer als dat arbeidsconflict tot uitval/ziekmelding van de werknemer heeft geleid. Met een geslaagde exit-mediation kun je heel wat van dat soort oplopende kosten stoppen.

Er wordt van uitgegaan dat een zieke werknemer de werkgever gemiddeld zo’n 250 tot 400 euro of meer per dag kan kosten. Bij een voltijd dienstverband is dat dus gemiddeld ruim 7.000 euro bruto per maand. De kosten van een gemiddelde exit-mediation vallen daarbij volledig in het niet.

Een geëscaleerd arbeidsconflict gaat helaas vaak samen met ziekmelding door de werknemer. Als je snel en effectief een goed afscheid met elkaar kunt regelen via een exit-mediation, roep je met een relatief zéér lage eenmalige investering een halt toe aan de almaar oplopende kosten.

Natuurlijk is daar een beter-melding voor nodig. In de praktijk van een geslaagde exit-mediation gebeurt dat in de regel ook. Uiteraard is uit de ziekte-situatie komen hoe dan ook in ieders belang.

Misvatting 3: “Als je als werkgever vooraf al weet dat je afscheid van elkaar zal nemen, is exit-mediation een schijntraject.”

Het tegendeel is waar. Het gaat slechts op als je in de exit-mediation alléén maar tot de afspraak zou komen om uit elkaar te gaan en verder niks in die mediation zou regelen. Of als je zo’n mediation alleen maar voor de bühne zou doen ‘omdat de bedrijfsarts het zegt’.

Er is op zich niks mis mee als je vooraf al weet dat je afscheid wilt nemen. In de exit-mediation kun je dan juist prima regelen hoe, onder welke condities, en per welke datum je uit elkaar gaat, en welke verdere afspraken je in dat kader met elkaar maakt. Zie de voorbeeldpunten die we hierboven in deze bijdrage hebben genoemd. Ter afsluiting van de mediation kun je alles vervolgens in goed overleg met elkaar vastleggen in een vaststellingsovereenkomst, waarbij de mediator helpt.

Geen schijntraject dus, integendeel. En niet verwonderlijk dat exit-mediation zich bewijst als praktische tool voor werkgever en werknemer.